En el artículo anterior comentamos sobre lo importante que
es al inicio contar con el apoyo al proyecto de la Alta Gerencia, a
continuación se debe implementar un procedimiento muy importante para mantener
un orden en la documentación que será clave para el Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información (SGSI). Este documento es el procedimiento para
control de documentos y registros.
Para la implementación del SGSI es necesario un procedimiento
inicial o base para la elaboración, modificación, anulación y aprobación de los
documentos que integran el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
El procedimiento de control de documentos y registros debe
aplicar a todos los documentos del SGSI desde el requerimiento o necesidad, cuando
se requiera modificarlo, hasta la publicación, mantenimiento y posible
anulación.
Mediante este procedimiento, se debe establecer los
controles a los registros que integran el Sistema de Gestión de Seguridad de la
Información para la identificación de los registros, su almacenamiento, tiempo
de vida y la disponibilidad.
Cuando implemente el procedimiento para control de
documentos y registros, debe tener en cuenta lo siguiente:
·
Mantener identificada la información.
·
Considerar el formato más adecuado, ya sea en
papel o electrónico.
·
Como se va a considerar el lanzamiento del
documento, quiénes y cómo se revisarán y aprobarán, así como el flujo a seguir.
·
Cómo
asegurará la disponibilidad del documento, es decir, el lugar, el acceso, la
alta disponibilidad, la confidencialidad y el respaldo. Esta disponibilidad
debe ser para todos los interesados: personal interno y externo a la
Organización
·
Identificación de los cambios realizados a los
documentos, ya sea el texto cambiado, la persona que lo cambió, la frecuencia
de cambios, el responsable de validar los cambios y la posibilidad de restaurar
una copia anterior.
Es necesario señalar que elaborar el Procedimiento para
control de documentos y registros no es obligatorio según la ISO 27001, pero
teniendo en cuenta lo especificado líneas arriba, es aconsejable que se tome el
tiempo para realizarlo.
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